Zamówienia są obsługiwane w kilku panelach
Pracownicy przełączają się między platformami marketplace, sklepem, systemem kurierskim, księgowością i arkuszami.
Automatyzacja sprzedaży
Projektujemy system obsługi zamówień, który rośnie razem z Twoją sprzedażą
Łączymy platformy marketplace, sklepy, magazyn, księgowość i przewoźników w jeden uporządkowany proces. Wdrażamy OMS, konfigurujemy automatyzacje i tworzymy własne narzędzia tam, gdzie standardowe integracje nie wystarczają.
Sygnały, że sprzedaż wyrosła z obecnego procesu
Stany magazynowe nie nadążają za sprzedażą
Aktualizacje docierają z opóźnieniem, pojawiają się nadmiarowe zamówienia albo produkty są niepotrzebnie blokowane.
Każde zamówienie wymaga wielu kliknięć
Faktura, etykieta, zmiana statusu, wiadomość do klienta i wydruk dokumentów są wykonywane ręcznie.
Liczba błędów rośnie wraz z liczbą zamówień
Pojawiają się pomyłki w produktach, przewoźnikach, dokumentach, adresach albo statusach wysyłki.
Nie wiadomo, gdzie zatrzymało się zamówienie
Brakuje jednego miejsca, w którym widać status, właściciela zadania i przyczynę problemu.
Wzrost sprzedaży wymusza kolejne zatrudnienia
Proces się nie skaluje - każda dodatkowa porcja zamówień generuje niemal proporcjonalnie więcej ręcznej pracy.
Szukamy miejsc, w których technologia realnie skraca pracę, ogranicza błędy albo poprawia kontrolę nad sprzedażą.
Droga jednego zamówienia
Jedno zamówienie. Kilkanaście decyzji. Jeden uporządkowany proces.
Pobranie zamówienia
Zamówienie automatycznie trafia z platformy marketplace lub sklepu do centralnego panelu.
Weryfikacja
System sprawdza płatność, dostępność produktu, dane klienta, sposób dostawy i ewentualne wyjątki.
Dokumenty i wysyłka
Dobierany jest przewoźnik, generowana etykieta, faktura oraz dokumenty magazynowe.
Kompletacja i kontrola
Pracownik dostaje listę produktów, a skanowanie kodów potwierdza poprawność kompletacji i pakowania.
Aktualizacja kanałów
Status, numer przesyłki i stany magazynowe wracają do właściwych platform marketplace oraz sklepu.
Obsługa po sprzedaży
Zwroty, reklamacje, anulacje i korekty trafiają do osobnych, uporządkowanych procesów.
Rutyna jest obsługiwana systemowo, a człowiek decyduje w wyjątkach.
Dobra automatyzacja nie polega na tym, że każde zamówienie jest bezwarunkowo przepychane dalej. Powtarzalne i bezpieczne przypadki obsługujemy automatycznie, a zamówienia wymagające decyzji kierujemy do właściwej osoby.
Przykładowe wyjątki:
- brak produktu lub niezgodność stanu magazynowego
- nietypowy adres albo sposób dostawy
- zamówienie o wysokiej wartości
- błąd faktury lub danych podatkowych
- produkt wymagający wysyłki w kilku paczkach
- brak potwierdzenia z platformy marketplace
- przekroczony czas realizacji
- zwrot wymagający indywidualnej oceny
Efekt: zespół nie przegląda wszystkich zamówień. Zajmuje się tylko tymi, które naprawdę wymagają uwagi.
Drabina dojrzałości automatyzacji
Nie każda firma potrzebuje od razu rozbudowanego OMS-u. Dobieramy poziom do obecnej skali.
Centralizacja
Zamówienia ze wszystkich kanałów trafiają do jednego panelu. Stany i podstawowe statusy są synchronizowane.
Automatyzacja operacyjna
System sam tworzy dokumenty, przesyłki i wiadomości oraz zmienia statusy zamówień.
Kontrola magazynu
Wdrażamy lokalizacje magazynowe, skanowanie, kompletację, kontrolę pakowania i uporządkowane zwroty.
Orkiestracja i własne narzędzia
Łączymy OMS z ERP, PIM, WMS i hurtowniami. Dodajemy własne reguły, aplikacje, alerty i raporty.
Dobieramy właściwy poziom do obecnej skali. Nie wdrażamy rozbudowanej architektury, gdy problem można rozwiązać kilkoma dobrze zaprojektowanymi regułami.
Audyt to podstawa
Najpierw poznajemy proces, skalę sprzedaży, strukturę magazynu i używane systemy. Dopiero potem wybieramy narzędzie, które wymaga najmniej kompromisów.
Sprawdzamy między innymi:
- obsługiwane platformy marketplace i kraje
- liczbę zamówień i użytkowników
- źródło stanów magazynowych
- sposób wystawiania faktur
- wykorzystywanych przewoźników
- proces kompletacji i pakowania
- wymagania dotyczące PIM i katalogu
- dostępność API oraz webhooków
- konieczność połączenia z ERP lub WMS
- koszt utrzymania i dalszego rozwoju
Systemy, które wdrażamy
Konkretny system proponujemy dopiero po audycie - dobrany do skali i specyfiki Twojego biznesu, nie odwrotnie.
01
Base.com - dawniej BaseLinker
Rozbudowana platforma dla sprzedaży wielokanałowej. Sprawdza się, gdy potrzebne są zaawansowane automatyzacje, centralna obsługa zamówień, marketplace, wysyłki, katalog produktowy i procesy magazynowe. Oferuje m.in. automatyczne akcje, obsługę przesyłek, Pick&Pack, PIM i WMS.
02
Apilo
Integracja kanałów sprzedaży i automatyzacja procesów. Warto rozważyć m.in. przy rozbudowanej synchronizacji cen i stanów oraz obsłudze magazynowo-pakowej. Deklaruje ponad 600 integracji, zaawansowane zarządzanie cenami, obsługę kodów kreskowych i Asystenta Pakowania.
03
easySales
Platforma szczególnie warta rozważenia przy ekspansji w regionie CEE i sprzedaży na lokalnych rynkach, takich jak eMAG i Trendyol. Obsługuje centralizację zamówień, reguły automatyzacji, generowanie dokumentów i przesyłek oraz integracje z eMAG i Trendyol.
Nie jesteśmy związani z jednym systemem. Jeżeli obecne narzędzie można rozsądnie poprawić, nie proponujemy migracji tylko po to, żeby rozpocząć wdrożenie od nowa.
Customowe narzędzia skrojone na miarę
Własny development proponujemy wtedy, gdy rozwiązanie usuwa powtarzalny koszt, łączy niekompatybilne systemy albo daje firmie przewagę, której nie zapewnia gotowe oprogramowanie.
- konektory API między systemami
- automatyczne czyszczenie i przekształcanie feedów
- reguły cenowe uwzględniające prowizję, VAT, kurs waluty i marżę
- kontrola poprawności danych przed wysłaniem do marketplace
- panel błędów i odrzuconych ofert
- alerty o braku synchronizacji lub spadku stanów
- automatyczne rozdzielanie zamówień między magazyny
- niestandardowe raporty rentowności
- aplikacje wspierające kompletację i pakowanie
- pliki zgodne z wymaganiami konkretnego rynku
Zanim wdrożymy system, projektujemy właściwy proces
01
Mapa obecnego procesu
Pokazujemy, jak zamówienie, produkt i informacja przepływają między ludźmi oraz systemami.
02
Lista wąskich gardeł
Wskazujemy czynności generujące najwięcej ręcznej pracy, opóźnień, błędów i kosztów.
03
Ocena używanych narzędzi
Sprawdzamy, które systemy zostawić, które wymagają rekonfiguracji, a które ograniczają rozwój.
04
Projekt procesu docelowego
Opisujemy przyszły przebieg zamówienia, role pracowników, automatyczne reguły i obsługę wyjątków.
05
Rekomendowany system i integracje
Dobieramy OMS oraz połączenia ze sklepem, platformami marketplace, magazynem, księgowością i logistyką.
06
Plan wdrożenia
Dzielimy projekt na etapy i wskazujemy zmiany, które dadzą najszybszy efekt przy najmniejszym ryzyku.
Jak wygląda wdrożenie
Audyt i pomiary
Mapujemy procesy, systemy, role i źródła danych. Ustalamy, ile pracy oraz błędów generuje obecny model.
Projekt rozwiązania
Wybieramy system, projektujemy statusy, reguły, uprawnienia, integracje i sposób obsługi wyjątków.
Porządkowanie danych
Weryfikujemy SKU, EAN-y, magazyny, powiązania ofert, źródła stanów oraz dane potrzebne do migracji.
Konfiguracja i development
Łączymy kanały, budujemy automatyczne akcje i tworzymy dodatkowe moduły tam, gdzie są potrzebne.
Testy na realnych scenariuszach
Sprawdzamy standardowe zamówienia, anulacje, braki magazynowe, błędy płatności, zwroty i niedostępność usług.
Pilotaż
Uruchamiamy proces na ograniczonym zakresie - wybranym rynku, magazynie lub grupie zamówień.
Uruchomienie i szkolenie
Przenosimy zespół na nowy proces, przekazujemy instrukcje i uczymy obsługi standardu oraz wyjątków.
Optymalizacja
Analizujemy działanie reguł, usuwamy zbędne kroki i rozwijamy system wraz ze wzrostem sprzedaży.
Projektujemy również sytuacje, w których coś przestaje działać
Marketplace, przewoźnik, system księgowy albo API mogą czasowo nie odpowiadać. Dlatego wdrożenie obejmuje nie tylko prawidłową ścieżkę, ale także sposób wykrywania i obsługi błędów.
Sprawdzamy między innymi:
- co stanie się po przerwaniu synchronizacji
- jak oznaczane są niedokończone operacje
- kto otrzymuje alert o błędzie
- czy operację można bezpiecznie powtórzyć
- jak uniknąć podwójnego dokumentu lub przesyłki
- jaki proces ręczny obowiązuje podczas awarii
- jakie uprawnienia mają poszczególni użytkownicy
- gdzie znajduje się historia zmian i operacji
Najczęstsze pytania
OMS warto rozważyć, gdy zamówienia trafiają z kilku kanałów, stany są aktualizowane ręcznie albo obsługa sprzedaży wymaga pracy w wielu panelach. Nie ma jednej minimalnej liczby zamówień - znaczenie ma także złożoność procesu, liczba produktów, magazynów, pracowników i rynków.
Zależy to od używanych platform marketplace, sklepu, ERP, magazynu, przewoźników i sposobu pracy zespołu. Podczas audytu porównujemy dostępne rozwiązania i rekomendujemy system, który wymaga najmniej kompromisów oraz pozostawia przestrzeń na dalszy rozwój.
Nie zawsze. W pierwszej kolejności sprawdzamy, czy obecne rozwiązania można pozostawić i połączyć z OMS-em. Migrację rekomendujemy dopiero wtedy, gdy używany system uniemożliwia automatyzację, generuje powtarzalne błędy albo ogranicza rozwój sprzedaży.
Nie powinien zastępować decyzji wymagających oceny człowieka. System przejmuje powtarzalne i przewidywalne operacje, natomiast nietypowe zamówienia, błędy, reklamacje czy wyjątki kieruje do odpowiednich osób.
Tak. Wdrożenie nie musi oznaczać budowy systemu od początku. Analizujemy istniejącą konfigurację, automatyczne akcje, integracje, statusy i powiązania produktów, a następnie usuwamy błędy oraz upraszczamy proces.
Tak. Zakres integracji może obejmować m.in. pobieranie zamówień, aktualizowanie cen i stanów, przekazywanie statusów, obsługę dokumentów oraz synchronizację danych produktowych. Dokładne możliwości zależą od wybranego systemu i interfejsu udostępnionego przez marketplace.
Tak. Proces może wykorzystywać skanery kodów kreskowych do identyfikacji zamówienia i potwierdzania pakowanych produktów. Ogranicza to ryzyko wysłania niewłaściwego wariantu lub produktu.
Własny moduł ma sens, gdy standardowe integracje nie obsługują istotnego procesu albo wymagają regularnej pracy ręcznej. Przed rozpoczęciem developmentu sprawdzamy, czy problemu nie da się rozwiązać konfiguracją istniejącego systemu.
Tak. Często zaczynamy od jednego kanału, magazynu lub części procesu. Po przetestowaniu rozwiązania rozszerzamy automatyzację na kolejne rynki, pracowników i obszary działalności.
Analizujemy działanie reguł, błędy synchronizacji i przypadki wymagające ręcznej interwencji. System dostrajamy i rozwijamy wraz ze zmianą liczby zamówień, kanałów oraz sposobu pracy firmy.
Zaprojektujmy proces, który uniesie Twoją sprzedaż
Zamów bezpłatny audyt procesów - pokażemy, co da się uprościć, zautomatyzować i ile pracy to odzyska.
Zamów bezpłatny audyt procesów